حظر الاحتيال والفساد
تمنع الرشوة والاختلاس والتزوير والتواطؤ والعمولات السرية وتضخيم الأسعار أو عدد المستفيدين وغسل الأموال وتمويل الأنشطة غير القانونية. لا تُستخدم بيانات أو فواتير أو عروض أسعار أو شهادات أو سجل مشروعات مختلق. يُنسب عمل المؤسسين السابق إلى أصحابه وصفته الصحيحة، ولا يُعرض كسابقة مؤسسية للمنظمة دون دليل.
المصالح والهدايا
يفصح صاحب القرار مسبقًا عن علاقة عائلية أو مالية أو وظيفية أو منفعة متوقعة لدى متقدم أو مورد أو شريك. تُسجل المصلحة ويُستبعد صاحبها من التقييم والموافقة، ويُسند القرار لمخول غير متعارض. تُمنع الهدايا النقدية والمنافع المؤثرة في القرار؛ وتُسجل الضيافة أو الهدايا الرمزية وفق ضوابط مكتوبة. لا يمنح المنصب أفضلية في الخدمة أو التوريد.
المشتريات والتوثيق
تبدأ المشتريات باحتياج ومواصفات قابلة للتحقق وموازنة وصلاحية اعتماد. تُطلب عروض مستقلة قابلة للمقارنة وتُقيم الجودة والسلامة والملاءمة والضمان والتكلفة الكلية. لطلب DAP تُرفق عروض المنتجات المطلوبة، بما لا يقل عن عرضين حيث يطلب البرنامج ذلك. لا تُقسم المشتريات للتحايل على الصلاحيات. يوثق أي شراء استثنائي مباشر وسببه وموافقته. تُحفظ الطلبات والعروض والتقييم والعقد وإثبات التسلم والفاتورة والدفع وسجل الأصل.
الفصل المالي وحفظ السجلات
تُفصل حسابات المنظمة عن حسابات الأفراد والجهات الأخرى. وفق المادة 42 من النظام الداخلي، يعتمد الصرف والتحويل على توقيع الرئيس أو نائبه مع أمين المال، ولا يجمع شخص واحد اعتماد النفقة وتنفيذها وتدقيقها. تُجرى المطابقات والجرد، وتُراجع الصلاحيات عند تغير الأدوار. تحفظ الوثائق المالية خمس سنوات على الأقل أو المدة الأطول التي يفرضها القانون أو الاتفاق، وتُعرض الحسابات على التدقيق عندما تتطلبه الضوابط النافذة. هذا وصف للضوابط وليس إعلانًا بوجود حساب مصرفي أو تدقيق منجز.
فحص الجهات والتمويل
تُتحقق هوية المورد والشريك ومصادر التمويل وصلاحيات التوقيع والحساب المستلم، وتُراجع قيود العقوبات ومكافحة الإرهاب المنطبقة ومتطلبات المانح قبل التعاقد والدفع. لا يُقبل تمويل مجهول المصدر أو مشروط بما يضر الاستقلال أو يخالف القانون. لا يُقدم طلب التمويل أو النشر دليلًا على اكتمال التسجيل؛ وتُكشف حالته بوضوح وتُستوفى الوثائق المطلوبة قبل أي التزام يتطلبها.
الإبلاغ والاستجابة
تُبلغ المخاوف عبر قنوات الشكاوى، ويُحفظ الدليل وتُمنع التدخلات المتعارضة. لا ينتظر الإخطار ثبوت الواقعة. تُخطر DFAT بالاحتيال أو الفساد المشتبه أو الفعلي ضمن المدة التعاقدية؛ وحيث تنطبق مهلة دليلها العامة، خلال خمسة أيام عمل، مع إخطار مدير الاتفاق واستخدام fraud.corruption@dfat.gov.au. تُراجع الوقائع بعدالة وتُتخذ إجراءات منع الخسارة والاسترداد والإحالة المناسبة دون الانتقام من المبلّغ.
إدارة الوثيقة
مالك السياسة: مجلس الإدارة وفق المادة 53 من النظام الداخلي المعتمد. تُراجع سنويًا على الأقل وعند التغيرات المهمة. تنشر النسختان العربية والإنجليزية بمضمون متكافئ، ويُحسم أي غموض دون إضعاف الحماية.
مراجع رسمية استُخدمت في الإعداد: